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(1)、案例背景 江西信达长林机械(集团)有限公司属国家大型二级企业,是江西省机械工业骨干企业,前身为国营长林机械厂和国营长红机械厂,原属兵器工业部。1996年始建于江西省铜鼓县,1998年下放新余市,两厂分别于1994年和1996年全面搬迁新余。1997年5月,经省人民政府批准,组建江西长林机械(集团)有限公司。江西长林座落于有“浙赣线上一颗明珠”美誉的新余市城北,占地面积107万平方米,生产区面积61万平方米。拥有总资产7.27亿元,其中固定资产3.07亿元,净资产1.84亿元。通过实施“科技兴国”战略,初步形成了建筑机械、环保材料、新型建材、汽车配件、管理开孔设备等支柱产业。 (2)、选择产品 鉴于江西长林飞速发展的业务和管理需要,公司领导人意识到有必要通过先进的OA系统加强内部管理,释放团队活力,以实现整体工作效率的提高,为公司的进一步发展奠定坚实的基础。2000年初,公司尝试了国内某软件公司提供的办公自动化系统,但是后来发现该系统在操作性和功能性等诸多方面都无法满足公司的要求,达不到预期效果。于是公司决定选择一个更加实用的OA软件,经过反复研究和考察,江西长林选择了赛飞OA,并开始安装试用,并因其界面友好,操作简单,内部资料也可灵活设置权限管理,维护简便,安全稳定,系统于2003年3月开始投入专项研发,6月实施及应用。 软件是一种对服务依存度很高的产品,没有好的服务用户很难用好软件,尤其是像OA这样的大型软件,所以选择好的服务对成功应用OA有着至关重要的作用。赛飞软件客服人员正是意识到了这点,在客户试用及使用的过程中,主动打电话回访,以便在第一时间了解客户需求,江西长林在遇到内部人员难以解决的问题时,赛飞技术人员总是给予他们及时的、指导,让他们没有后顾之忧,感到非常满意。 (3)、项目实施 前期由研发人员按照项目方案在公司内统一规划、分步实施,集中开发为原则,在实施后期则安排经验丰富的实施人员到江西长林驻扎实施,因江西长林实行母子公司框架,故实施赛飞OA分两个阶段。第一阶段实现子公司局域网内用户办公使用OA;第二阶段实现母公司、所属合资公司及外出人员访问子公司OA。 与客户保持面对面的即时沟通,才能使项目实施更为到位。实施内容包括对系统进行优化、调整、安装、调试,并进行使用上的培训。首先在江西长林子公司里确定了三名系统管理员,由赛飞技术人员在五个工作日内让他们先学习软件的操作方法,然后在接下来的工作日内组织培训全体职工进行操作,使全公司职工在很短的时间内能够熟练掌握OA的各项功能并能进行操作。这种分步实施的方法使得赛飞OA顺畅的融入到江西长林的日常办公中,避免后期因操作不熟悉而带来的任何麻烦。 (4)、实施效果 根据项目需求,赛飞OA办公自动化系统采用以现有产品为基础,根据客户需求提供针对性开发增值服务的总体策略。这样既能保证系统的稳定性,又能保证OA的实用性。因江西长林现有在职员工5300余人,下设子公司及部门也较多,母子公司的信息沟通成为了一个至关重要的环节。于是,赛飞OA针对各部门办公的特点,提供非常完善的可配置性,公司员工之间可通过赛飞OA的“内部邮件”、SMS、手机短信功能来传递信息,使沟通更及时,员工会可据页面滚动条及新信息提示窗口的显示,不会有任何遗漏。重要的是,管理员可以对信息的流动、备份、使用实现真正的控制,通过权限设置保护核心资料的安全,让具有不同权限等级的人方便的使用各种需要资料。 现在,江西长林通过应用赛飞OA,已经大大简化了办事程序,提高了工作效率,企业内部初步实现了无纸化办公和网络学习,并逐步达到办公自动化的目的。使企业分享信息、统一决策、贯彻执行的难度和速度不因规模扩展而变慢,而是保持持续的效率和活力,大大提升了企业竞争实力。
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